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Backup delle Email su Outlook

Guida al Backup delle Email su Outlook desktop in 5 semplici passi

Creare un backup delle email su Outlook, specialmente in ambito aziendale è di fondamentale importanza. In una grande azienda con personale IT interno questa procedura viene gestita a livello sistemistico, ma il professionista o la piccola azienda devono solitamente fare da soli.

In questa guida, esploreremo come fare il backup delle email utilizzando Microsoft Outlook nella versione desktop.

Perché Fare il Backup delle Email su Outlook?

I backup delle email sono essenziali per la salvaguardia delle informazioni in caso di malfunzionamenti hardware, attacchi informatici o errori umani. Conservare una copia delle tue email ti permette di ripristinarle facilmente in caso di necessità.

Backup delle Email su Outlook

Outlook Desktop non è solo un client di posta; è una piattaforma completa per la gestione delle comunicazioni e del calendario. Offre strumenti avanzati per organizzare email, appuntamenti e contatti, rendendolo uno strumento indispensabile per molti utenti.

Gestione delle Email con IMAP e POP3

Quando si configura un account email su Outlook, si può scegliere tra due protocolli principali: IMAP (Internet Message Access Protocol) e POP3 (Post Office Protocol 3). Questi protocolli influenzano il modo in cui le email vengono gestite e sincronizzate tra il server di posta e il tuo dispositivo.

  • IMAP: È il metodo preferito per gli utenti che accedono alla loro posta elettronica da più dispositivi. IMAP sincronizza le email con il server, permettendoti di visualizzare lo stesso contenuto della casella di posta su qualsiasi dispositivo. Le modifiche apportate in un dispositivo vengono riflesse su tutti gli altri.
  • POP3: Al contrario, POP3 scarica le email dal server e le salva localmente sul tuo dispositivo. Questo significa che una volta scaricate, le email non sono più sincronizzate con il server. POP3 è adatto per chi preferisce accedere alle email principalmente da un singolo dispositivo.

Come eseguire il backup delle email

  1. Apri Outlook e Vai alla Sezione File: Dal menu in alto, seleziona ‘File’ e poi ‘Apri & Esporta’.
  2. Seleziona ‘Importa/Esporta’: Questo aprirà l’Assistente per l’Importazione/Esportazione.
  3. Scegli ‘Esporta in un file’: Segui le istruzioni per selezionare le cartelle da esportare e scegli dove salvare il file di backup.
  4. Formattazione del File di Backup: Puoi scegliere di salvare il backup in diversi formati, inclusi Outlook Data File (.pst) o Comma Separated Values (.csv).
  5. Completa il Processo: Segui le istruzioni fino al completamento del processo di backup.

Backup delle email di Outlook in automatico

Purtroppo Outlook non possiede, al momento della stesura di questo articolo, di un meccanismo interno che permetta di automatizzare il salvataggio di una copia dei messaggi, occorre quindi ricordarsi di fare il backup periodicamente oppure includere il file .pst principale di outlook in un backup dei file del computer.

Considerazioni Importanti

Creare una copia locale dei tuoi messaggi ti mette al riparo da alcuni problemi, come corruzione del file .pst principale o alcuni attacchi di virus, ma non fornisce alcuna sicurezza per guasti o problemi al disco principale del poprio computer. Per avere una sicurezza maggiore occorre salvare il backup delle email su Outlook su un supporto separato, una chiavetta oppure un disco esterno, o sul cloud.

  • Frequenza del Backup: È consigliabile eseguire backup regolari, soprattutto se utilizzi frequentemente Outlook per comunicazioni importanti.
  • Protezione dei Backup: Assicurati che i tuoi backup siano salvati in un luogo sicuro e protetto da accessi non autorizzati.

Per ulteriori informazioni sul backup delle email in Outlook, visita la documentazione ufficiale di Outlook. Inoltre, per altri consigli e guide sulla gestione della posta elettronica, dai un’occhiata alla sezione email del nostro blog.

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